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PEC Manager – Domande frequenti (FAQ).

PEC Manager è la soluzione sviluppata da Digiway per gestire la Posta Elettronica Certificata in modo sicuro, tracciabile e centralizzato, da browser o da client HCL Notes. Un unico interlocutore dallo sviluppo del software al supporto.

LE BASI

Che cos'è PEC Manager?
PEC Manager è un'applicazione Digiway che permette di gestire in modo semplice e sicuro tutta la Posta Elettronica Certificata (PEC) dell'azienda da un unico punto. Si interpone tra le caselle PEC reali — di qualsiasi gestore — e le persone che le utilizzano: solo il sistema conosce le credenziali effettive delle caselle, mentre ogni utente accede con le proprie credenziali personali a un ambiente di posta familiare. Il risultato è più controllo per l'azienda e più semplicità per chi lavora ogni giorno con la PEC.

Che cos'è la PEC e perché gestirla bene è importante?
La Posta Elettronica Certificata è lo strumento con cui, in Italia, si inviano comunicazioni email con valore legale, paragonabile a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Per questo la PEC è usata nei rapporti con clienti, fornitori, partner ed enti pubblici. Gestirla in modo strutturato è essenziale per garantire la validità legale delle comunicazioni, la sicurezza dei dati trasmessi e il rispetto delle normative: PEC Manager nasce esattamente per questo.

Come funziona PEC Manager?
PEC Manager funziona come uno strato di controllo tra le caselle PEC e gli utenti. Le credenziali reali di ogni casella restano custodite dal sistema e non vengono mai distribuite alle persone; gli utenti autorizzati accedono con la propria identità personale e ritrovano un'esperienza di posta familiare. È costruito sulla piattaforma HCL Domino ed è disponibile anche come Web Application, garantendo al tempo stesso il rispetto delle normative sulla privacy come il GDPR.

Perché non dovrei dare a più persone le stesse credenziali della casella PEC?
Perché è una pratica rischiosa e difficilmente difendibile. Se più persone condividono le stesse credenziali:
  • diventa impossibile risalire a chi ha realmente compiuto una determinata operazione;
  • a ogni cambio di una delle persone coinvolte occorre cambiare le credenziali della casella;
  • la condivisione delle credenziali di accesso è di per sé scorretta e potenzialmente perseguibile.
PEC Manager risolve il problema alla radice disaccoppiando gli accessi: le credenziali reali restano al sistema, ogni utente opera con la propria identità e ogni attività resta attribuibile e tracciabile.

FUNZIONALITÀ

Posso gestire più caselle PEC di provider diversi da un unico punto?
Sì. PEC Manager consente di trattare tutte le caselle PEC come se fossero su un unico server, anche quando appartengono a gestori differenti. Un solo ambiente per l'intera azienda, senza dover saltare da un webmail all'altro.

Posso delegare l'accesso alle caselle senza condividere le credenziali reali?
Sì, ed è uno dei vantaggi principali. Puoi assegnare l'accesso alle caselle ai dipendenti autorizzati secondo le esigenze operative, senza mai diffondere le credenziali vere delle caselle PEC. Le deleghe si adattano all'organizzazione e restano sotto il controllo dell'azienda.

Come vengono gestite le notifiche e le liste di lettura?
PEC Manager notifica agli utenti l'arrivo di nuove PEC e permette di gestire liste di avvenuta lettura comuni e/o personali, in base ai requisiti. Ogni persona può avere la propria lista dei non letti, oppure se ne può condividere una a livello di team.

Posso organizzare e smistare automaticamente i messaggi PEC?
Sì. Puoi creare cartelle personalizzate e applicare regole di smistamento automatico, così i messaggi PEC risultano sempre ordinati e facili da ritrovare, senza gestione manuale.

PEC Manager firma digitalmente e marca temporalmente gli allegati?
Sì. PEC Manager integra le funzionalità di firma digitale e marca temporale per gli allegati, aggiungendo un ulteriore livello di sicurezza e di certezza sulla data e sull'integrità dei documenti inviati e ricevuti.

COMPATIBILITÀ E TECNOLOGIA

Su quali piattaforme funziona PEC Manager?
PEC Manager è pensato per la massima flessibilità d'uso:
  • è compatibile con tutte le versioni di HCL Notes a partire dalla 9.0.1, sia su Windows sia su macOS;
  • è utilizzabile da browser, sia da PC sia da smartphone;
  • funziona tramite HCL Nomad, in versione browser e mobile;
  • è disponibile anche come Web Application.
La soluzione è stata verificata con la versione 14 e superiore di HCL Notes & Domino in modalità Cloud Native.

Con quali provider PEC è compatibile?
Con qualsiasi gestore PEC. PEC Manager si interpone tra le caselle e gli utenti indipendentemente dal provider, così puoi unificare la gestione anche di caselle acquistate da fornitori diversi.

PEC Manager è una soluzione cloud?
Sì, è utilizzabile in modalità cloud: è stato verificato come Cloud Native su HCL Notes & Domino 14 e superiore ed è accessibile via browser e HCL Nomad, oltre che dal client HCL Notes. Digiway ti aiuta a scegliere la configurazione più adatta alla tua infrastruttura.

SICUREZZA E CONFORMITÀ

PEC Manager è conforme al GDPR?
Sì. PEC Manager è progettato per garantire il rispetto delle normative sulla privacy, incluso il GDPR, grazie al controllo centralizzato degli accessi, alla protezione delle credenziali e alla tracciabilità delle attività.

In che modo migliora sicurezza e tracciabilità rispetto all'accesso diretto alle caselle?
Con l'accesso diretto e le credenziali condivise, le attività sulle caselle PEC sono di fatto anonime e difficili da controllare. PEC Manager ribalta questo scenario: le credenziali reali restano al sistema, ogni utente opera con la propria identità, le attività delle caselle sono monitorabili ed è possibile prevenire usi impropri o non autorizzati garantendo la tracciabilità delle comunicazioni.

VANTAGGI E CASI D'USO

Quali sono i principali vantaggi rispetto alla gestione tradizionale della PEC?
  • Efficienza ed economicità: un unico ambiente per tutte le caselle, meno tempo perso e costi più contenuti.
  • Sicurezza e controllo: monitoraggio delle attività, prevenzione degli usi impropri e tracciabilità delle email.
  • Facilità e flessibilità: deleghe di accesso ai dipendenti secondo le esigenze operative, senza condividere credenziali.
  • Integrazione e compatibilità: le persone continuano a usare gli strumenti a cui sono abituate, senza cambiare abitudini.

A chi serve PEC Manager?
A tutte le aziende che utilizzano la PEC per comunicare con clienti, fornitori, partner o enti pubblici e che vogliono assicurare validità legale delle comunicazioni, sicurezza dei dati e conformità normativa. È particolarmente indicato per le realtà che gestiscono più caselle PEC e per chi usa HCL Notes come piattaforma di collaborazione.

Quali figure aziendali ne traggono più beneficio?
  • Responsabili IT — semplificano e ottimizzano la gestione della PEC aziendale.
  • Responsabili della sicurezza informatica — proteggono i dati trasmessi via PEC da violazioni o perdite.
  • Responsabili amministrativi — riducono i costi legati alla PEC (licenze delle caselle, personale dedicato).
  • Responsabili legali — assicurano il rispetto delle normative e la tracciabilità delle comunicazioni.

ACQUISTO E CONTATTI

Quanto costa e come si acquista PEC Manager?
Il servizio commerciale Digiway è a disposizione per rispondere alle domande di approfondimento e formulare l'offerta migliore in base ai requisiti specifici della tua azienda.
Come posso vedere PEC Manager in azione?
Puoi richiedere una demo in videoconferenza e ricevere la documentazione dedicata: ti mostriamo il disaccoppiamento degli accessi e la gestione centralizzata sulle tue reali esigenze.

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