Chi Siamo

Crossware Mail Signature – Domande frequenti (FAQ).

Crossware Mail Signature è distribuito e integrato in Italia da Digiway, Gold Partner con esperienza pluridecennale su HCL Domino, Microsoft 365 e Google Workspace. Un unico interlocutore dalla licenza al supporto.

LE BASI

Che cos'è Crossware Mail Signature?
È una soluzione software B2B per la gestione centralizzata e automatizzata delle firme email aziendali. L'amministratore definisce uno o più template di firma che vengono applicati automaticamente a tutti i messaggi in uscita, garantendo coerenza visiva, conformità normativa e personalizzazione per singolo mittente e per destinatario. Non serve più affidarsi ai singoli utenti perché aggiornino la propria firma: il controllo è centrale, le modifiche sono immediate su tutta l'azienda.

Come funziona la gestione centralizzata?
Crossware applica la firma a livello di server, non di client. Questo significa che nessuno deve installare o configurare nulla sui PC, sui tablet o sugli smartphone degli utenti. L'amministratore imposta i template centrali e il sistema li compone dinamicamente per ogni email, inserendo in tempo reale i dati del mittente: nome, ruolo, contatti, sede, foto, logo aziendale e link ai social. Aggiorni un template una volta e la modifica è operativa all'istante per l'intera organizzazione.

Perché usarlo invece della firma nativa del mio client di posta?
La firma "standard" di Outlook o Gmail vive sul singolo dispositivo: va reimpostata su ogni PC e su ogni telefono, cambia da persona a persona e finisce per essere disallineata, incompleta o non conforme. Con Crossware la firma è una sola fonte di verità, gestita centralmente:
  • coerenza garantita su tutti i dispositivi e client;
  • nessun intervento manuale sugli utenti;
  • disclaimer legali sempre presenti e aggiornati;
  • possibilità di inserire banner e campagne marketing;
  • un unico punto in cui aggiornare branding, recapiti o note legali per tutta l'azienda.
COMPATIBILITÀ E ASPETTI TECNICI

Quali server di posta e piattaforme sono supportati?
Crossware Mail Signature funziona con i principali ambienti aziendali:

Piattaforma
Modalità
Microsoft 365 (ex Office 365)
Cloud
HCL Domino (ex IBM Domino / Lotus Notes)
On-premise / cloud
Google Workspace
Cloud

Le firme funzionano anche su smartphone, tablet e webmail?
Sì, ed è uno dei vantaggi principali. Poiché la firma viene applicata sul server dopo l'invio, appare correttamente anche quando l'email parte da un dispositivo mobile, dalla webmail o da un client che normalmente non gestirebbe firme aziendali complete. Con lo smart working e i dispositivi eterogenei, questo elimina alla radice il problema delle firme "dimezzate" inviate da telefono.

On-premise o cloud: quale scegliere?
Entrambe le modalità sono supportate. Digiway analizza la tua infrastruttura e ti aiuta a scegliere l'architettura più adatta a policy interne, requisiti di sovranità del dato e piattaforma email già in uso.

Da dove vengono presi i dati inseriti nelle firme?
Crossware si integra con le directory aziendali esistenti — Active Directory, Domino Directory o altri sistemi — così i dati di ogni firma (nome, ruolo, recapiti, sede) sono sempre autentici e aggiornati, senza reinserimenti manuali. È anche la base per garantire l'attendibilità dei dati personali richiesta dal GDPR.

Quanto tempo richiede l'attivazione?
Dipende dal numero di caselle, dalla piattaforma e dal livello di personalizzazione dei template. Con l'affiancamento di Digiway l'attivazione è rapida: si parte da template pronti all'uso e li si adatta al brand, senza toccare i client degli utenti. In fase di demo definiamo insieme una stima realistica sul tuo scenario.
FUNZIONALITÀ E PERSONALIZZAZIONE

Posso avere firme diverse per reparto, sede o destinatario?
Sì. Puoi definire regole e firme condizionali che cambiano automaticamente in base a chi invia e a chi riceve:
  • versione ridotta per le email interne, versione completa con disclaimer per l'esterno;
  • firme differenziate per reparto, ruolo, filiale o Paese;
  • contenuti diversi per email nuove e risposte;
  • regole basate su intervalli di date.

Posso inserire campagne marketing e banner promozionali nelle firme?
Sì. Ogni email diventa un canale di comunicazione: puoi aggiungere banner, promozioni ed eventi, programmarli su base calendario, festività o stagionalità e diversificarli per gruppo di destinatari — trasformando un touchpoint quotidiano e a costo zero in uno strumento di brand awareness e lead generation.

Posso programmare firme a tempo o stagionali?
Sì. Banner e messaggi possono avere una data di inizio e di fine, così le campagne si attivano e si disattivano da sole, senza interventi dell'ultimo minuto e senza il rischio di promozioni scadute che restano online.
SICUREZZA E CONFORMITÀ

Crossware aiuta la conformità al GDPR?
Sì. Applicando la firma in modo centralizzato e attingendo ai dati ufficiali della directory aziendale, Crossware garantisce l'autenticità e la coerenza dei dati personali presenti nei messaggi. Oltre a questo, consente di gestire disclaimer, note informative e — grazie a regole e script personalizzabili — anche flussi legati alla raccolta del consenso.

Le firme rispettano gli obblighi del Codice Civile italiano?
Sì. Crossware permette di applicare in modo sistematico e non aggirabile le informazioni societarie obbligatorie (ragione sociale, dati di registrazione, note legali) su ogni email in uscita, aiutandoti a rispettare gli obblighi informativi previsti dalla normativa italiana senza dipendere dalla buona volontà del singolo utente.

Quali certificazioni di sicurezza ha Crossware?
Crossware tratta la posta con le garanzie richieste dalle severe norme europee ed è conforme a SOC 2, ISO/IEC 27001 e GDPR. Un requisito importante quando la firma passa attraverso un servizio che elabora i messaggi aziendali.
LICENZE, COSTI E ACQUISTO

Come è concessa in licenza? Quanto costa?
La licenza è a sottoscrizione, per utente: si paga in base al numero di caselle che devono ricevere la firma. È disponibile per Microsoft 365, HCL Domino e Google Workspace. Il posizionamento di prezzo è competitivo; Digiway prepara un preventivo su misura in base al numero di utenti e alla piattaforma. Richiedi un preventivo →

Esiste una prova gratuita?
Sì. È disponibile una prova gratuita per valutare la soluzione sul tuo ambiente reale prima di decidere. Richiedi la tua demo/trial gratuita →

Chi c'è dietro Crossware?
Crossware è un vendor attivo a livello mondiale, con centinaia di migliaia di aziende clienti, e fa oggi parte del gruppo eKomi, realtà europea specializzata in customer experience e recensioni verificate. In Italia il riferimento è Digiway, che ne cura licenze, integrazione, configurazione e supporto in lingua italiana.
CONFRONTO E CASI D'USO

Esistono alternative a Crossware? Come si posiziona?
Il mercato delle soluzioni di email signature include diversi operatori — tra cui CodeTwo, Exclaimer, Newoldstamp, WiseStamp, Opensense, Letsignit, BrandMail e MySignature. Digiway ritiene Crossware qualitativamente superiore per completezza funzionale e, soprattutto, per la profondità di integrazione con HCL Domino, maturata in decenni di esperienza.

Perché è la scelta ideale per chi usa HCL Domino?
Perché Crossware nasce storicamente nell'ecosistema HCL Domino (ex Lotus Notes / IBM Domino) e Digiway è il partner di riferimento in Italia proprio per questa combinazione. Le aziende su Domino possono gestire firme complesse, aggiornarle di frequente e integrarle con la Domino Directory in modo totalmente centralizzato, senza mai toccare i client. È una delle specializzazioni distintive di Digiway.

A chi è rivolta la soluzione?
A medie e grandi imprese che vogliono governare la comunicazione email. In particolare:
  • IT — controllo centralizzato, zero interventi sui client, aggiornamenti immediati;
  • Marketing — coerenza di brand e un canale promozionale a costo zero;
  • Legal & Compliance — disclaimer e dati normativi applicati su ogni messaggio;
  • Amministrazione / Direzione — meno costi, meno rischi, meno errori.

ACQUISTO E CONTATTI IN ITALIA

Come si acquista Crossware Mail Signature in Italia?
Digiway è l'integratore di riferimento per il mercato italiano e funge da one stop shop: licenza, configurazione, integrazione con Microsoft 365 e HCL Domino e supporto continuativo, tutto con un unico interlocutore.
  • Telefono: +39 02 8715 8030
  • Email: info@digiway.it
  • Web: www.digiway.it/crossware
  • Prova gratuita disponibile su richiesta.

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