FIRMA PER EMAIL, GESTITA, CENTRALIZZATA ED ELEGANTE CON DISCLAIMER E BANNER MARKETING: CROSSWARE MAIL SIGNATURE

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Crossware Mail Signature, è la soluzione leader per completare la piattaforma email con la gestione della firma, messaggi di marketing e disclaimers professionali.
Disponibile su piattaforme:
IBM Domino, IBM SmartCloud Notes, Microsoft Office 365 e Microsoft Exchange.


Il requisito e l'opportunità
I messaggi di posta elettronica costituiscono una parte rilevante delle comunicazioni aziendali perciò devono contenere le informazioni necessarie,riguardo la società ed il mittente, ed essere conformi alle disposizioni legislative ed aziendali.
Inoltre sono il veicolo, un potenziale spesso ignorato,ideale per trasmettere messaggi di comunicazione commerciale e marketing a bassissimo costo.
L'azienda che investe nella cura della propria immagine aziendale vuole omogeneità del messaggio in tutte le comunicazioni e non può prescindere dall'esigenza di gestire la firma della posta elettronica.
Infatti, una firma dell' e-mail sciatta, incoerente con l'immagine aziendale oppure "troppo liberamente personalizzata" è un grave danno per l'immagine.
La firma o signature della mail è dunque uno dei punti chiave da curare con attenzione.
Le considerazioni sopra valgono sia che si utilizzi MS Outlook, IBM Notes, o un client di posta elettronica basato su Browser come pure per l'uso via device mobile, si tratta di una esigenza estetica e di comunicazione.


La soluzione ed i vantaggi connessi.
Crossware Mail Signature è l'applicazione che aggiunge automaticamente a tutte le e-mail in partenza la signature (firma) coerente con l'immagine aziendale e con le regole attive per il mittente ed inserisce l'eventuale messaggio commerciale o informativo desiderato. Il prodotto è facile da usare e assicura una elevata flessibilità..
Crossware Mail Signature (CMS) opera sui server (si tratta infatti di una applicazione che agisce sul messaggio di posta elettronica durante l'invio) di IBM e Microsoft sia in cloud che on premise, in tal modo prescinde dal device con cui si compone il messaggio.
La signature realizzata da Crossware CMS può includere testi logo ed immagini ed è composta sulla base di regole specifiche, di calendari o di variabili di controllo inserite nel messaggio.
La signature viene,infatti, costruita dinamicamente inserendo i dati personali aggiornati del mittente, con le diciture aziendali appropriate ed aggiungendo i disclaimer, i banner pubblicitari ed i messaggi testuali richiesti dalle regole attive al momento per l'utente specifico o per il gruppo di appartenenza.
La firma così ottenuta viene poi aggiunta a tutti i messaggi al momento dell'invio, indipendentemente dal client e-mail con il quale sono stati composti e del device utilizzato per comporli.
Con CMS di Crossware è anche possibile differenziare automaticamente la firma interna al dominio da quella inviata ai destinatari esterni.
Non serve più intervenire sui singoli device (pc o mobile) utilizzati per gestire la posta elettronica che sappiamo basati su diversi device e sistemi operativi!
La signature personale, con Crossware, lavora, infatti, in modo centralizzato, flessibile, automatico ed immediato.

In questo modo il marketing guadagna un nuovo canale di comunicazione estremamente efficace e caratterizzato da costi limitati, l'HR garantisce maggiore compliance e l'ICT risparmia costi soprattutto su attività time consuming e di spazio disco.
Gli amministratori del sistema possono infatti mantenere agevolmente la signature per tutti gli utenti, aderente alle normative vigenti, sia aziendali che esterne riducendo i tempi morti del vecchio modo di distribuire la signature ai client.
La gestione della signature centralizzata e gestita con regole basate sui dati, è dunque al tempo stesso un miglioramento della gestione della firma ed un prodotto che riduce i costi di gestione ICT.
Questa soluzione è disponibile per i sistemi di posta elettronica più diffusi (IBM e Microsoft) e poggia naturalmente sulla directory aziendale ( Domino Directory o Active Directory Microsoft) per acquisire i dati necessari da inserire in signature come la carica aziendale e gli altri dati tipici di Vcard.
Ha poi un proprio mondo dati e le relative applicazioni di governo per le regole di attivazione e per la costruzione dei gruppi di user.
Nessuna installazione specifica viene richiesta sul device usato dall' utente, che può così impiegare addirittura una WebMail o qualsiasi tipo di applicazione disponibile per produrre il messaggio. Quindi, lo ripetiamo, non vi è differenza se il messaggio è composto con Ms Outlook, Ibm Notes ed IBM INotes,Office 365, o i loro corrispettivi su browser, oppure ancora con qualsiasi app di gestione della mail basata su Android od IOS, perché la firma viene inserita dal sistema server che invia il messaggio e non dal prodotto che si usa per comporlo.

NB GDPR - Infine seppure non necessaria in senso stretto questa applicazione può agevolare le attività connesse al raggiungimento della piena compliance al GDPR,in vigore pienamente dal maggio 2018. Essa infatti permette di garantire la veridicità e la correttezza delle informazioni fornite dall'azienda riguardo al proprio personale nella firma della mail e può supportare facilmente la comunicazione di contenuti verso gli interlocutori dell'azienda utente.
Per fare un esempio una campagna di richiesta di consenso a tutti i destinatari può essere organizzata in pochi minuti.
Per altre informazioni sugli impatti tra GDPR ed Email contattate le consulenza Digiway [Gold Partner di Crossware].

Aggiornamento Marzo 2018

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