La posta elettronica ha modificato profondamente il modo in cui le persone comunicano e, dal punto di vista professionale, non sempre per il meglio. La comunicazione via e-mail sta soppiantando quella tradizionale via posta e via fax, grazie anche a vantaggi indiscutibili come l’abbattimento di tempi e costi.
La posta elettronica rappresenta un modo estremamente comodo e conveniente per mantenersi in contatto con clienti e colleghi di qualsiasi parte del mondo, e rispetto al Direct Marketing tradizionale ha anche il vantaggio, non trascurabile, di consentire una informazione più puntuale e mirata, raggiungendo anche settori non presidiabili dalle grandi campagne di marketing.

Per gestire un servizio complesso, oggi regolato anche da precise normative, e che presenta notevoli differenze da caso a caso l'uso di un'applicazione per newsletter è da ritenersi assolutamente consigliabile, anche a partire da poche centinaia di destinatari.

Business News è un’applicazione creata per la gestione e l’invio di newsletter commerciali, pubblicitarie ed informative.

L'applicazione Business News raccoglie e gestisce l’elenco dei nominativi e dei loro indirizzi email, raggruppandoli in categorie e/o gruppi di invio. Tramite una interfaccia semplice Business News consente la creazione delle newsletter, sia in formato testo classico che in HTML, con la possibilità di selezionare i gruppi o le categorie di destinatari, oppure scegliendoli direttamente tra quelli disponibili.

La produzione in bozza dei messaggi consente l’ultima revisione prima dell’effettivo invio. Per rendere i messaggi più diretti e personali, attraverso tag da inserire nel testo, sarà possibile personalizzare le newsletter arricchendole ad esempio con il nome e/o il cognome del destinatario.

L'evoluta programmazione della schedulazione di invio dei messaggi consente di gestire tutte le situazioni, e tramite il logging si potrà tenere sotto controllo l'intero servizio.

Il prodotto si basa su database Domino in cui l’utente può gestire i contenuti attraverso funzioni molto semplici ed assistite dal software grazie alla interfaccia grafica intuitiva e di semplice utilizzo.

Di seguito un’elenco delle principali caratteristiche funzionali della applicazione :

DATABASE DI CONTATTI

1. anagrafiche complete con la gestione dell’intero parco dati di indirizzo e recapito
2. verifica formale degli indirizzi email inseriti
3. flag di consenso alla ricezione dati (necessario per soddisfare le leggi in vigore)
4. organizzazione contatti in macrocategorie di riferimento
5. creazione gruppi di invio (rivenditori, clienti, ecc)
6. gestione preferenza modalità di ricezione newsletter (testo, html)
7. consente la gestione di indirizzi generici e contatti multipli
8. importazione anagrafiche con verifica dati e segnalazione eventuali doppioni
9. importazione da file Microsoft Excel o CSV (Comma Separated Value)
10. possibilità di sincronizzazione in modalità Push o Pull con una rubrica Lotus Domino (Names & Address Book) esterna
11. gestione accessi con attribuzione separata delle funzionalità
12. gestione contatti di test per la ricezione in prova dei messaggi

EMAIL PROFESSIONALE

1. creazione newsletter in testo o in HTML multipart
2. scelta del nominativo mittente
3. invio di test o anteprima html per la verifica prima dell’invio effettivo
4. gestione tags, sia nell'oggetto che nel testo del messaggio, per l’inserimento delle informazioni personali del destinatario come ad esempio nome, cognome, titolo e azienda
5. archivio newsletter già inviate
6. gestione modello di partenza per la composizione delle nuove newsletter
7. possibilità della visualizzazione online della newsletter da parte del destinatario
8. visualizzazione in anteprima delle newsletter html
INVIO

1. possibilità di invio manuale o schedulato su server
2. gestione priorità
3. gestione lotti dimensionabili dei messaggi in uscita
4. schedulazione di invio tramite inserimento giorni preferenziali e orari, modificabile anche in corso di invio dei messaggi
5. impostazione data di partenza della newsletter

Sicurezza

Le aziende che richiedono elevata sicurezza per i propri dati sono i clienti ideali della piattaforma Lotus Domino, tramite la quale si possono raggiungere livelli di protezione elevatissimi e perfettamente adattabili alle specifiche esigenze.

Lavoro fuori sede

Il personale che lavora fuori sede può utilizzare interamente Business News anche mentre non è collegato al proprio server. Questa prestazione è possibile grazie al meccanismo della replica proprio di Notes, che permette di avere sul proprio PC gli stessi dati di cui si disporrebbe lavorando connessi al server e consente di conferire gli aggiornamenti da remoto.

L’invio e la ricezione degli aggiornamenti dei dati può avvenire, anche durante l’assenza dalla sede, sfruttando tutte le possibilità di connessione offerte dall’infrastruttura di networking disponibile nell’azienda.

Prerequisiti

Lotus Domino versione 6.0 o successiva;

Lotus Notes versione 6.0 o successiva;

Sistema operativo: MS-Windows 2000 e successivi, Linux o altro Domino compatibile.